Fond. Cinema Roma - Regolamento TBS 2011

1 PREMESSA

1.1 “Mercato Internazionale del Film di Roma” (d’ora in avanti per brevità ‘Mercato’) è un’iniziativa del Festival Internazionale del Film di Roma (27 Ottobre-4 Novembre 2011), evento prodotto dalla Fondazione Cinema per Roma, espressamente dedicata a proiezioni ed incontri dell’area industry del settore audiovisivo.

1.2 Il Mercato si terrà a Roma dal 27 al 31 ottobre 2011 presso l’Hotel Bernini Bristol, l’Hotel Majestic, l’Auditorium e in altri cinema e luoghi nell’area di Via Veneto.

1.3 La partecipazione al Mercato implica l’accettazione del presente regolamento; ogni violazione giustificherà il ritiro della tessera di accredito.

1.4 L’ammissione al Mercato e il rilascio della tessera di accredito, subordinato alla metodologia di seguito esposta, avviene a giudizio insindacabile della Fondazione Cinema per Roma (di seguito anche solo Fondazione), nella persona del direttore del Mercato.

1.5. Il direttore del Mercato ha il diritto di dirimere tutti i casi non previsti dal presente Regolamento, nonché di derogare al Regolamento stesso in casi particolari e ben motivati. Per ogni eventuale contestazione sull’interpretazione dei singoli articoli del Regolamento fa fede il testo originale redatto in lingua italiana. 

2 ACCREDITI

2.1 Possono accreditarsi al Mercato:

- distributori internazionali;

- compratori (broadcasters, distributori, esercenti, etc.);

- istituzioni nazionali o regionali preposte alla promozione, commercializzazione e alla vendita

di prodotti audiovisivi;

- produttori (executives, creative executives, responsabili legali e/o finanziari).

Si noti che non possono accreditarsi al Mercato minori di diciotto anni poiché la maggior parte dei film proiettati al Mercato non sono in possesso di regolare Visto Censura per la protezione dei minori.

2.2 L’accredito può essere richiesto attraverso l’apposito modulo disponibile on-line (www.romacinemafest.org), che dovrà essere compilato in ogni sua parte ed inviato allegando i documenti richiesti (un profilo della società e del ruolo svolto al suo interno da chi richiede l’accredito per le società e un curriculum vitae per i liberi professionisti) entro e non oltre il 3 ottobre 2011.

2.3 Le richieste di accredito verranno prese in considerazione secondo l’ordine di arrivo e la Fondazione comunicherà per iscritto (e-mail) l’accettazione della richiesta di accredito.

2.4 La tessera di accredito (di seguito anche solo Badge) è personale e non trasferibile. Nel caso in cui il Badge sia utilizzato da una persona diversa dal suo titolare , questo verrà confiscato e non restituito.

2.5 In caso di smarrimento o furto del Badge, è necessario comunicarlo all’Ufficio Accrediti della Fondazione. L’eventuale ristampa del Badge avrà un costo di 50,00 €.

2.6 Eventuali richieste di cambio di nominativo per l’accredito dovranno essere comunicate per iscritto (via fax al numero: +390640401779/via e-mail al l’indirizzo: accreditation@romacinemafest.org) entro il 3 ottobre 2011; il cambio sarà confermato per iscritto (via fax/ via e-mail) dalla Fondazione. Non verranno prese in  considerazione le richieste di cambio di nominativo pervenute oltre la data sopra indicata.

2.7 L’invio del modulo di richiesta non garantisce né costituisce accredito al Mercato. Nel confermare che la Fondazione riserverà a ciascuna domanda la massima attenzione si ribadisce che la decisione finale circa l’ammissione al Mercato e il rilascio della tessera di accredito, subordinato alla metodologia esposta, avviene a giudizio insindacabile del direttore del Mercato.

2.8 Nel periodo di durata del Mercato, potranno essere richiesti degli accrediti giornalieri per i quali la domanda dovrà essere presentata con un anticipo di 24 ore.

Il rilascio dei Badge giornalieri è subordinato alle medesime condizioni previste dal presente Regolamento in generale per gli accrediti e comunque alla verifica della disponibilità dei posti.

3 COSTO E MODALITA' DI PAGAMENTO

3.1 l’accredito ha un costo di 230,00 €, mentre l’accredito giornaliero costa 100,00 € al giorno (i suddetti costi sono da intendersi inclusivi di IVA al 20%).

3.2 Il pagamento potrà essere effettuato in anticipo (tramite bonifico bancario o via internet con carta di credito) oppure sul posto al ritiro della tessera di accredito (con carta di credito/bancomat o contanti).

3.3 Gli estremi per effettuare il pagamento in anticipo saranno indicati nella lettera di conferma dell’accredito inviata dalla Fondazione secondo quanto previsto al precedente punto 2.3.

3.4 La fattura per il pagamento dell’accredito verrà spedita all’indirizzo fornito dal partecipante nel

modulo di iscrizione.

3.5 L’accredito verrà concesso a privati e/o società che si trovano in una posizione debitoria con la Fondazione Cinema per Roma, soltanto dopo il saldo del debito precedentemente contratto.

4 RITIRO DELLA TESSERA DI ACCREDITO (Badge)

4.1 Il Badge potrà essere ritirato da chi ne ha fatto richiesta, previa presentazione di un documento di identità valido e della e-mail di conferma dell’accredito, all’accreditation desk situato all’interno dell’Hotel Bernini Bristol.

4.2 Il Badge potrà essere ritirato anche da persona diversa dal titolare, ma in tal caso questi dovrà  presentare all’accreditation desk: e-mail di conferma; una delega scritta che lo autorizzi al ritiro; copia di un valido documento di identità del delegante per conto del quale ritira il Badge; un proprio documento di identità valido.

5 DISDETTE

5.1 I soggetti accreditati potranno rinunciare liberamente a partecipare al Mercato dandone comunicazione scritta (via fax o e-mail) entro il 3 ottobre 2011; in tal caso verrà rimborsata loro la somma eventualmente già versata per l’acquisto della tessera di accredito.

5.2 Per le disdette che dovessero pervenire oltre la data suindicata, la Fondazione sarà autorizzata a trattenere l’intera somma versata per l’acquisto della tessera di accredito.

6 PROTEZIONE DEI DATI

6.1 Le informazioni circa i contatti, gli indirizzi, l’attività, la professione e la carica del singolo e/o della compagnia verranno automaticamente estratte dal modulo di registrazione on-line compilato dai richiedenti stessi e verranno automaticamente salvate nel database della Fondazione Cinema per Roma.

6.2 Qualora la richiesta di accredito ‘Mercato’ vada a buon fine, le informazioni descritte al punto 6.1 verranno in toto o in parte pubblicate nei materiali cartacei prodotti dalla Fondazione e sul sito internet nell’area ad accesso riservato (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: il Catalogo del Mercato, liste partecipanti etc.).

6.3 Per limitare o escludere le proprie informazioni dai materiali cartacei prodotti dalla Fondazione e sul sito internet nell’area ad accesso riservato, l’accreditato deve comunicare la propria richiesta per iscritto (a business@romacinemafest.org) entro il 3 ottobre 2011.

6.4 La Fondazione non assume alcuna responsabilità per l’incompletezza o l’imprecisione dei dati e delle informazioni riportate nei materiali summenzionati, qualora queste siano imputabili a imprecisioni e/o omissioni contenute nei moduli di richiesta accredito.

6.5 Solo coloro che avranno regolarmente fatto richiesta di accredito entro il 3 ottobre 2011 potranno essere menzionati sul catalogo cartaceo del "Mercato". In caso di richiesta di accredito inviata successivamente alla suddetta data, non sarà garantita la presenza sul catalogo cartaceo, ma solo la menzione nell’area ad accesso riservato del sito internet.

6.6 Con la conferma dell’accredito, l’accreditato ‘Mercato’ accetta di ricevere materiale informativo e promozionale inerente il Festival Internazionale del Film di Roma e il Mercato (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: via e-mail, via sms, via fax).

6.7 Si noti che i nominativi dei partecipanti alle proiezioni di Mercato, e di coloro che hanno visionato film alla videolibrary, verranno segnalati ai rappresentanti dei film visionati.

 

Norme generali proiezioni film a Mercato Internazionale del Film di Roma:

7 ESCLUSIONE DAL MERCATO INTERNAZIONALE DEL FILM DI ROMA

7.1 Sono esclusi dal Mercato internazionale del film di Roma:

a) Film la cui prima presentazione pubblica è avvenuta prima del 1° gennaio 2011 (inclusa

eventuale partecipazione a festival, mercati e rassegne).

b) film prodotti prima del 31 dicembre 2009.

c) Film girati in lingua diversa dall’inglese non sottotitolati in inglese;  nel caso di film girati in inglese i sottotitoli potranno essere in italiano o in francese.

d) Film dal contenuto apertamente pornografico, violento o lesivo dei diritti umani.

e) Film che violano convenzioni e leggi che regolano il diritto d’autore e la proprietà intellettuale.

f)  Cortometraggi, dove per “cortometraggi” si intendono film dalla durata inferiore o uguale a 50’.

g)  Serie di Promo e presentazioni la cui durata è inferiore ai 50’.

8 MODALITA ISCRIZIONE FILM

8.1 I soggetti che intendono richiedere la proiezione di un loro film al Mercato dovranno essere anche accreditati (si veda il punto 2 “Accrediti”).

8.2 I produttori, distributori o altri soggetti che iscrivono film al Mercato devono essere in possesso dei diritti necessari a rappresentare i suddetti film ed è loro responsabilità garantire di essere legittimamente autorizzati a iscrivere il film al Mercato.

8.3 Con l’accettazione del presente regolamento, i soggetti che richiedono l’ammissione del film al mercato garantiscono di avere il pacifico godimento dei diritti del film, manlevando la Fondazione e i suoi aventi causa da qualsiasi azione o pretesa di terzi relativamente al film proiettato al Mercato.

8.4 I soggetti che intendano presentare un film al Mercato dovranno iscriverlo on-line (www.romacinemafest.org) compilando in ogni sua parte l’entry form ufficiale che dovrà essere poi  stampato, firmato ed inviato entro lunedì 3 ottobre 2011 al seguente numero di fax: +390640401779

8.5 La Fondazione comunicherà per iscritto (via fax o e-mail) l’avvenuta accettazione della proiezione del film al Mercato; solo a seguito di tale comunicazione il film potrà considerarsi ufficialmente ammesso al Mercato.

8.6 I titoli dei film ufficialmente ammessi al Mercato verranno segnalati nel catalogo della sezione e sul sito, nell’area ad accesso riservato. Le informazioni del film pubblicate sul catalogo e sul sito, verranno automaticamente estratte dal modulo di registrazione on-line compilato dagli stessi richiedenti. La Fondazione non assume alcuna responsabilità per l’inesattezza o incompletezza dei dati e delle informazioni ivi riportate, qualora queste siano imputabili ad imprecisioni e/o omissioni contenute nei suddetti moduli.

8.7 Le richieste di proiezione dei Film al Mercato che dovessero pervenire successivamente alla data del 3 ottobre 2011 verranno prese in considerazione in base all’eventuale disponibilità delle sale; i film iscritti last minute, saranno segnalati solamente sul sito web del Festival.

8.8 Qualora gli aventi diritto desiderino che i propri titoli non vengano menzionati (oppure che vengano menzionati con indicazioni restrittive circa l’accesso in sala dei partecipanti) sui materiali prodotti dalla Fondazione, essi dovranno comunicarlo per iscritto (a business@romacinemafest.org) entro e non oltre il 3 ottobre 2011 (cfr. art. 10.4)

8.9 La Fondazione non può essere ritenuta responsabile per ritardi o annullamenti delle proiezioni qualora questi siano imputabili all’incompletezza o erroneità delle informazioni tecniche (necessarie per la programmazione) fornite dai richiedenti al momento della presentazione della richiesta.

8.10 Possono essere  proiettati al Mercato solo film lungometraggio e mediometraggio.

8.11 Per ciascun film si può richiedere un massimo di due proiezioni; la Fondazione si riserva il diritto di programmare a sua discrezione le seconde proiezioni, a seconda  della disponibilità delle sale.

8.12 Verranno accordate proiezioni a privati e/o società che si trovano in una posizione debitoria con la Fondazione Cinema per Roma, soltanto dopo il saldo del debito precedentemente contratto.

9 PROGRAMMAZIONE

9.1 Le richieste di proiezione del proprio film ammesso al Mercato verranno prese in considerazione in base all’ordine di arrivo.

9.2 La Fondazione si riserva il diritto di conferire priorità ai film anteprime di mercato, e/o ai film anteprime internazionali selezionati nelle sezioni ufficiali del Festival Internazionale del Film di Roma.

9.3 I film già presentati a DUE mercati internazionali non saranno proiettati con priorità, ma secondo la disponibilità delle sale.

9.4 La Fondazione, pur riservando la massima attenzione alle preferenze di proiezione indicate dai richiedenti, si riserva il diritto di programmare l’agenda delle proiezioni (data/orario, cinema/sala, e numero di proiezioni per film) nel modo che ritiene più opportuno. La definizione finale della programmazione avverrà ad insindacabile giudizio della Fondazione .

10 ACCESSO SALE

10.1 Le proiezioni di Mercato sono aperte esclusivamente ai professionisti iscritti al Mercato e a coloro che abbiano ‘inviti’ con il logo del Festival e/o del Mercato e validati dallo staff del Mercato.

10.2 il personale dedicato al controllo accesso sale, sarà responsabile unicamente dell’applicazione del punto 10.1. Tutte le altre eventuali ulteriori operazioni di filtro (cfr. 10.4) dovranno essere gestite direttamente dagli aventi diritto (produttore o venditore internazionale che ha regolarmente iscritto il film al Mercato).

10.3 L’avente diritto, può richiedere allo staff del Mercato gli ‘inviti’ ufficiali per far accedere alle proprie proiezioni anche professionisti non accreditati. Si noti che l’accesso sala, anche in presenza di invito, non sarà concesso ai minori di diciotto anni, poiché la maggior parte dei film proiettati al Mercato non sono in possesso di regolare Visto Censura per la protezione dei minori. Gli inviti vanno richiesti per iscritto allo staff del Mercato (business@romacinemafest.org) almeno 48 h prima la data della proiezione.

10.4 L’avente diritto può richiedere di limitare l’accesso alla proiezione dei propri film al Mercato (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: esclusivamente su invito o renderla completamente privata), informandone per iscritto lo staff del Mercato (business@romacinemafest.org). Affinché la suddetta proiezione non venga menzionata (o venga segnalata come ‘esclusivamente su invito’), sui materiali a stampa prodotti dal Mercato (catalogo, programma delle proiezioni), la richiesta deve pervenire entro e non oltre il 3 ottobre 2011. 

11 VIDEO LIBRARY

11.1 I film proiettati al Mercato saranno inclusi nella videolibrary (eccetto quei titoli per cui l’avente diritto richieda esplicitamente l’esclusione, attraverso l’apposito campo inserito nel modulo di iscrizione dei film). Il procedimento di ‘normal ingest’ sarà a cura e carico del Mercato.

11.2 I distributori internazionali accreditati possono inserire nella videolibrary anche titoli per cui non hanno richiesto proiezioni al Mercato. In questo caso, la compilazione di un modulo specifico è necessaria. Il link sarà disponibile online (www.romacinemafest.org), e dovrà essere compilato, stampato, firmato ed inviato entro lunedì 3 ottobre 2011 al seguente numero di fax: +390640401779.

11.3 Per includere il proprio titolo nella video library, l’avente diritto deve inviare copia del film (con sottotitoli in inglese, in caso di versione originale diversa dall’inglese) entro il 17 ottobre 2011 all’indirizzo: Fondazione Cinema per Roma, Uffici Cinema, Viale Pietro de Coubertin, 10 – 00196 Roma (Italia), con la specifica in oggetto: TBS Videolibrary 2011, all’attenzione di Francesca Palleschi.

11.4 I formati sui cui può essere spedita la copia del film per la videolibrary sono:

a) file .wmv, risoluzione 720 x 579, bitrate 1,5 M

in caso non si avesse il file con le suddette caratteristiche tecniche, per la creazione del file, Fondazione ha bisogno del film su uno dei seguenti formati (a scelta):

b) cassetta Beta (o Digi Beta PAL o Beta SP PAL) del film

oppure

c) DVD del film (si consiglia di inviare DVD realizzati in laboratorio, non masterizzati da computer).

11.5 Per maggiori informazioni sulla videolibrary, contatta videolibrary@romacinemafest.org

12 SUPPORTI

12.1 I film potranno essere presentati nei seguenti formati di proiezione:

- 35 mm

- D-Cinema 2k

- E- Cinema (Beta SP, Beta Digital -NTSC/PAL, HD, HD Cam, HD Cam SR, DVD)

12.2 Sono accettati soltanto DVD realizzati in laboratorio e non masterizzati da computer.

12.3 Maggiori istruzioni e informazioni relative alle specifiche tecniche dei formati saranno fornite dall’ufficio preposto dalla Fondazione, al momento della conferma della proiezione al Mercato.

13 COSTI

13.1 Il costo della/e proiezione/i deve essere saldato in anticipo attraverso bonifico bancario, non

oltre venerdì 21 ottobre 2011.

13.2 Costi per le proiezioni

Formati	28-29-30/10/2011 27/10/2011 (dalle 13,00 in poi)	27/10/2011 (sino alle 13) 31/10/2011 (sino alle 13)
35 mm	270,00 € per 90’	250,00 € per 90’
3D	350,00 € per 90’	330,00 € per 90’
DCP	300,00 € per 90’	280,00 € per 90’
Beta/HD/DVD	250,00 € per 90’	230,00 € per 90’

13.3 Per ogni successiva frazione di 30’ si applicherà la tariffa extra di € 50,00.

13.4 I suddetti prezzi sono da intendersi IVA inclusa (20%).

13.5 Le istruzioni per il pagamento verranno comunicate a cura della Fondazione successivamente alla conferma dell’accettazione del film al Mercato.

13.6 La fattura per il pagamento della/e proiezione/i verrà spedita all’indirizzo fornito dal partecipante nel formulario di iscrizione del film.

14 TEMPI E MODALITA' DI CONSEGNA MATERIALI

14.1 Le copie 35 mm e i materiali per proiezioni video dovranno pervenire al Mercato a spese del mittente, entro il 17 ottobre 2011.

14.2 Per garantire ai richiedenti la qualità  della proiezione, i materiali in arrivo verranno sottoposti a controllo tecnico. Si noti che tale controllo non potrà essere garantito per i film ricevuti dopo la sopra menzionata data di scadenza.

14.3 La Fondazione non sarà ritenuta responsabile per eventuali difetti, ritardi e/o annullamenti delle proiezioni dei titoli i cui materiali arrivino dopo il 17 ottobre 2011.

14.4 L’indirizzo del deposito Film e le istruzioni di spedizione raccomandate verranno inviate al partecipante dalla Fondazione unitamente alla conferma della proiezione del film .

14.5 Il soggetto che provvede all’invio del film dovrà comunicare alla Fondazione (via e-mail al seguente indirizzo: prints@romacinemafest.org) il titolo del film, la data e i dettagli della spedizione, secondo le modalità specificate nelle summenzionate istruzioni di spedizione.

14.6 La Fondazione alla fine dell’evento metterà a disposizione le copie imballate dei materiali dei titoli proiettati al Mercato per il ritiro

14.7 Qualora i titolari e/o i proprietari dei materiali non disponessero di un proprio spedizioniere di fiducia, la Fondazione metterà a disposizione lo spedizioniere del Festival e le spese di trasporto verranno addebitate al proprietario dei materiali.

14.8 Al momento dell’iscrizione del film al Mercato chi fa richiesta per il film deve comunicare all’organizzazione la destinazione della copia dopo la proiezione a Roma, attraverso uno specifico campo da compilare nel modulo di iscrizione  on-line. In ogni caso, il titolo del film, la data ed i dettagli della restituzione delle copie devono essere comunicate all’organizzazione con il dovuto anticipo e comunque non oltre il 25 ottobre 2011.

14.9 Il Mercato non è responsabile di eventuali ritardi nella ri-spedizione dei materiali, qualora suddetti ritardi siano imputabili a istruzioni errate e/o incomplete fornite dal proprietario dei materiali o alla non tempestività nella comunicazione delle suddette informazioni nei tempi necessari.

15 MATERIALI NON PERVENUTI

15.1 Qualora i materiali dei film ammessi al Mercato - siano essi copie 35 mm, o Betacam Sp, o Digibeta, o HD Cam, o DCP - non arrivino agli organizzatori almeno 72 ore prima la data di programmazione del filmstesso, il Mercato si riserva il diritto di cancellare la proiezione. In questo caso l’intero costo di prenotazione della sala di proiezione verrà addebitato al soggetto che ne aveva fatto richiesta.

16 ISTRUZIONI SPECIFICHE PER DIGITAL CINEMA 

16.1 le copie del film inviate su formato Digital Cinema Package devono essere rispondenti alle attuali specifiche DCI e agli standard SMPTE.

16.2 le copie digitali devono essere inviate a Fondazione solo su hard disk portatili in formato JPEG 2000 formattati unicamente nei formati NTFS e EXT3, e deve includere tutte le interfaccia (data port e cavi) necessarie e compatibili con i sistemi di Digital cinema.

16.3 il DCP deve contenere track file dei sottotitoli e parametri audio.

16.4 Il DCP deve includere esclusivamente un titolo e nessun altro contenuto.

16.5 Se il DCP richiede Key Delivery Message (KDM), le KDM devono consentire sia la proiezione del film sia il check di qualità del film. La validità della KDM deve essere operativa a partire dai 7 giorni precedenti la data della prima proiezione e scadere il giorno successivo. Le KDM possono essere inviate via email a prints@romacinemafest.org

16.6 il DCP, come gli altri formati di proiezione, deve arrivare alla Fondazione entro il 17 ottobre 2011. In caso il DCP, o la rispettiva KDM, non arrivino entro 72 ore precedenti la prima proiezione, il Mercato si riserva il diritto di cancellare la proiezione. In questo caso l’intero costo di prenotazione della sala di proiezione verrà addebitato al soggetto che ne aveva fatto richiesta.

16.7 Maggiori istruzioni e informazioni relative al DCP saranno fornite dall’ufficio preposto dalla Fondazione, al momento della conferma della proiezione al Mercato.

16.8 qualora si scelga di inviare e proiettare la copia su formato DCP è obbligatorio inviare alla Fondazione una copia di back-up su altro formato

17 DISDETTE

17.1 Le proiezioni programmate potranno essere disdette esclusivamente per iscritto, con comunicazione da trasmettere via fax al tel.: +390640401779 o via e -mail al seguente indirizzo: business@romacinemafest.org.

17.2 Le disdette delle sale saranno accettate sino a giovedì 20 ottobre 2011. In caso di disdetta pervenuta successivamente a tale data, il costo della proiezione verrà interamente addebitato al soggetto richiedente.

18 RESPONSABILITA' DI MERCATO INTERNAZIONALE DEL FILM DI ROMA

18.1 E’ a carico delle società o dei privati che hanno iscritto i film al Mercato la copertura assicurativa inerente il trasporto di andata e ritorno dei materiali di proiezione dei film al Mercato.

18.2 La Fondazione garantisce la copertura assicurativa contro tutti i rischi per il periodo di giacenza dei film presso il Mercato.

18.3 In caso di danno o smarrimento della copia 35 mm, durante l’evento di Mercato (27-31 ottobre 2011), la Fondazione Cinema per Roma provvederà al pagamento dei costi relativi alla stampa di una nuova copia, nella misura dei prezzi attualmente applicati dai laboratori di sviluppo e stampa.

18.4 I soggetti che inviano i materiali per la proiezione si impegnano a garantire la qualità tecnica dei supporti presentati. La Fondazione declina qualsiasi responsabilità in caso di difetti tecnici dei supporti e in caso di cancellazioni o ritardi delle proiezioni in seguito a eventuali difetti tecnici del prodotto presentato.

18.5 Gli organizzatori declinano qualsiasi responsabilità in merito a difetti riscontrati su BETACAM SP, Digibeta o HDCam.

18.6 Eventuali reclami per danni alle copie devono essere tempestivamente comunicati all’organizzazione per iscritto, al seguente numero di fax: +390640401779 o a mezzo e.mail al seguente indirizzo: business@romacinemafest.org.  I reclami non verranno presi in considerazione se ricevuti dopo il 30 novembre 2011.